Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi KadryHR, czyli programu do grafiku pracy, czasu pracy i rozliczeń godzin dostępnego pod adresem app.kadryhr.pl, oraz zasady korzystania ze strony https://kadryhr.pl. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Usługodawcą jest Sebastian Aluk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ALUK Sebastian Aluk, ul. Santocka 42A, 71-083 Szczecin, NIP 9552571739, REGON 525118904, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Kontakt: kontakt@kadryhr.pl, tel. +48 798 466 040.
Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i innych podmiotów prowadzących działalność, którzy zatrudniają lub zlecają pracę zespołowi (umowa B2B).
Przedsiębiorcy będącemu osobą fizyczną, który zawiera umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, przysługują uprawnienia konsumenta w zakresie wskazanym w art. 3855 Kodeksu cywilnego i art. 38a ustawy o prawach konsumenta, w tym prawo odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. Postanowienia Regulaminu nie ograniczają tych uprawnień.
§ 2. Definicje
Aplikacja: program KadryHR działający w przeglądarce pod adresem app.kadryhr.pl.
Klient: podmiot, który zarejestrował firmę w Aplikacji i zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie usługi.
Właściciel konta: osoba działająca w imieniu Klienta, która zarządza firmą w Aplikacji.
Użytkownik: Właściciel konta oraz pracownicy i współpracownicy Klienta, którym Klient założył konta w Aplikacji.
Lokal: punkt prowadzenia działalności Klienta (restauracja, kawiarnia, kuchnia cateringowa), dla którego w Aplikacji prowadzony jest grafik.
Subskrypcja: odpłatny, odnawiany co miesiąc dostęp do Aplikacji.
Okres próbny: pierwsze 14 dni Subskrypcji, za które Klient nie płaci.
Okres rozliczeniowy: miesiąc kalendarzowy liczony od dnia rozpoczęcia płatnej Subskrypcji.
Portal klienta: udostępniany z Aplikacji panel operatora płatności Stripe, w którym Klient zmienia kartę, pobiera potwierdzenia płatności i rezygnuje z Subskrypcji.
§ 3. Wymagania techniczne
Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail Właściciela konta.
Powiadomienia push działają w przeglądarkach, które je obsługują. Na iPhonie wymagają dodania Aplikacji do ekranu głównego.
Korzystanie z usług przez internet wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, wyłudzanie haseł (phishing) czy przejęcie konta przez osobę trzecią. Użytkownik powinien chronić hasło, nie udostępniać go innym osobom i logować się wyłącznie pod adresem app.kadryhr.pl.
§ 4. Zawarcie umowy i konto
Umowa zostaje zawarta z chwilą rejestracji firmy w Aplikacji (formularz pod adresem app.kadryhr.pl/rejestracja) i akceptacji Regulaminu. Umowa jest zawierana na czas nieoznaczony.
Klient podaje prawdziwe dane, w tym dane do faktury, i aktualizuje je w razie zmiany.
Klient zakłada konta Użytkownikom i odpowiada za to, komu udziela dostępu, oraz za działania Użytkowników w Aplikacji. Klient niezwłocznie wyłącza konto osoby, która nie powinna już mieć dostępu.
§ 5. Okres próbny
Subskrypcja zaczyna się od 14-dniowego Okresu próbnego. Aby go rozpocząć, Klient podaje kartę płatniczą w formularzu operatora płatności Stripe. W Okresie próbnym karta nie jest obciążana.
Jeżeli Klient nie zrezygnuje przed końcem Okresu próbnego, Subskrypcja przechodzi automatycznie w płatną, a karta zostaje obciążona opłatą za pierwszy Okres rozliczeniowy w dniu zakończenia Okresu próbnego.
Rezygnacja w Okresie próbnym jest bezpłatna i kończy dostęp z końcem Okresu próbnego.
Okres próbny przysługuje jednej firmie jeden raz.
§ 6. Cena i płatności
Cena Subskrypcji wynosi 99 zł netto / lokal / miesiąc (121,77 zł brutto). Cena obowiązująca w dniu zawarcia umowy jest podana na stronie https://kadryhr.pl i w formularzu płatności.
Opłata jest pobierana z góry za każdy Okres rozliczeniowy, z karty płatniczej podanej przez Klienta.
Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Limited z siedzibą w Dublinie (Irlandia). Usługodawca nie otrzymuje ani nie przechowuje pełnych danych karty.
Za każdą opłatę Usługodawca wystawia fakturę VAT w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i przesyła ją na adres e-mail Klienta. Klient zgadza się na otrzymywanie faktur w tej formie.
Jeżeli obciążenie karty się nie powiedzie, operator płatności ponawia próbę przez kilka kolejnych dni, a Aplikacja w tym czasie działa normalnie. Po nieudanych ponowieniach dostęp do Aplikacji zostaje wstrzymany do czasu uregulowania płatności. Dane Klienta nie są w tym czasie usuwane.
O zmianie ceny Usługodawca informuje Klienta e-mailem co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Nowa cena obowiązuje od pierwszego Okresu rozliczeniowego rozpoczętego po tym terminie. Klient, który się nie zgadza, może zrezygnować z Subskrypcji przed wejściem zmiany w życie.
§ 7. Automatyczne odnawianie i rezygnacja
Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejne Okresy rozliczeniowe, dopóki Klient z niej nie zrezygnuje.
Klient może zrezygnować w każdej chwili, bez podawania przyczyny, w Portalu klienta dostępnym z ustawień Aplikacji. Rezygnacja ma skutek na koniec bieżącego, opłaconego Okresu rozliczeniowego. Do tego dnia Klient zachowuje pełny dostęp do Aplikacji, a karta nie jest już obciążana.
Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, także przy rezygnacji przed jego końcem. Nie dotyczy to zwrotów należnych z uwzględnionej reklamacji (§ 12) ani uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów, w tym § 1 ust. 4.
Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Klienta e-mailem. W takim przypadku zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.
Usługodawca może zablokować dostęp lub rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Klient lub Użytkownik rażąco narusza Regulamin, w szczególności § 9, i nie zaprzestaje naruszeń mimo wezwania wysłanego e-mailem.
§ 8. Zakres usługi
W ramach Subskrypcji Klient korzysta z funkcji Aplikacji opisanych na stronie https://kadryhr.pl, w tym z układania grafiku, kontroli wybranych przepisów Kodeksu pracy, wniosków urlopowych, giełdy zmian, ewidencji czasu pracy, rozliczenia godzin oraz eksportu danych.
Kontrole przepisów i wyliczenia kwot w Aplikacji są narzędziem pomocniczym. Nie stanowią porady prawnej ani kadrowo-płacowej. Za treść grafiku, zgodność czasu pracy z prawem i za wypłaty odpowiada Klient. Podatki i składki nalicza księgowość Klienta.
Usługodawca dba o ciągłość działania Aplikacji. Prace techniczne zapowiada w Aplikacji lub e-mailem, jeśli to możliwe, i przeprowadza je w miarę możliwości w godzinach najmniejszego ruchu.
Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcje Aplikacji, o ile nie pogarsza to istotnie zakresu usługi opisanego w ust. 1.
§ 9. Zasady korzystania
Klient i Użytkownicy korzystają z Aplikacji zgodnie z prawem i Regulaminem. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
Zakazane jest obchodzenie zabezpieczeń, próby dostępu do danych innych firm, automatyczne pobieranie danych w sposób obciążający serwer oraz udostępnianie kont osobom trzecim spoza zespołu Klienta.
§ 10. Dane Klienta i eksport po zakończeniu umowy
Dane wprowadzone do Aplikacji należą do Klienta. Klient może w każdej chwili wyeksportować grafik i rozliczenia do plików .xlsx, .ods, CSV i PDF.
Po zakończeniu umowy Klient może przez 30 dni zażądać e-mailem przesłania kopii danych firmy w formacie .xlsx lub CSV. Usługodawca przesyła ją w ciągu 7 dni od żądania.
Po upływie 30 dni od zakończenia umowy Usługodawca usuwa dane firmy. Kopie zapasowe są nadpisywane w ich zwykłym cyklu, nie dłuższym niż 14 dni. Nie dotyczy to danych, które Usługodawca musi przechowywać na podstawie przepisów prawa, takich jak faktury.
§ 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO. Zawierając umowę, Klient jako administrator powierza Usługodawcy jako podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych Użytkowników i innych osób, których dane Klient wprowadza do Aplikacji.
Powierzenie obejmuje dane pracowników i współpracowników Klienta: imię i nazwisko, login, adres e-mail lub numer telefonu, stanowisko, typ umowy i wymiar etatu, grafik, czas pracy i odbicia wejścia i wyjścia, dyspozycyjność, nieobecności i urlopy (w tym informację o niezdolności do pracy, bez danych o chorobie), stawki, kwoty rozliczeń, zaliczki i manko.
Dane są przetwarzane wyłącznie w celu świadczenia usługi, przez czas trwania umowy i okres wskazany w § 10, na udokumentowane polecenie Klienta. Poleceniem jest umowa wraz z Regulaminem oraz działania Klienta w Aplikacji.
Usługodawca:
dopuszcza do danych wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania poufności;
stosuje środki bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 RODO, w tym szyfrowane połączenia (TLS), osobną bazę danych dla każdej firmy, hasła przechowywane w postaci skrótu, kontrolę uprawnień po stronie serwera i regularne kopie zapasowe;
pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO;
zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego wykrycia;
po zakończeniu umowy usuwa dane lub je zwraca zgodnie z § 10;
udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt, zapowiedziany co najmniej 14 dni wcześniej, przeprowadzany na koszt Klienta i nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych.
Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w polityce prywatności. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu Usługodawca informuje Klienta e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Klient może w tym terminie zgłosić sprzeciw i wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Dalsze podmioty przetwarzające są zobowiązane do ochrony danych w zakresie nie mniejszym niż określony w tym paragrafie.
Dane są przechowywane na serwerze w Polsce i nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Klient oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania powierzonych danych i informuje swoich pracowników o ich przetwarzaniu.
§ 12. Reklamacje
Reklamacje dotyczące usługi można składać e-mailem na adres kontakt@kadryhr.pl. Reklamacja powinna zawierać nazwę firmy, adres e-mail konta i opis problemu.
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.
Jeżeli z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy Aplikacja była niedostępna łącznie dłużej niż 24 godziny w Okresie rozliczeniowym, Klient otrzymuje na swój wniosek zwrot proporcjonalnej części opłaty za ten okres.
§ 13. Odpowiedzialność
Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w ostatnich 3 miesiącach przed zdarzeniem wywołującym szkodę.
Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani uprawnień, których nie można wyłączyć z mocy prawa.
Usługodawca nie odpowiada za skutki nieprawidłowych danych wprowadzonych przez Klienta lub Użytkowników ani za decyzje kadrowe i płacowe Klienta podjęte na ich podstawie.
§ 14. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe
Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów, zmiana zakresu usługi lub sposobu płatności. O zmianie informuje Klienta e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z Subskrypcji przed tym dniem.
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się prawo polskie, w tym Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną i RODO.
Spory z Klientem będącym przedsiębiorcą rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem uprawnień, o których mowa w § 1 ust. 4.